Pertemuan 1 dan 2 MK

 Keagenan adalah hubungan berkekuatan secara hukum yang terjadi bilamana kedua pihak bersepakat membuat perjanjian, dimana salah satu pihak yang dinamakan agen setuju mewakili pihak lainnya yang dinamakan pemilik (principal) dengan syarat bahwa pemilik tetap mempunyai hak untuk mengawasi agen tentang kewenangan yang dipercayakan kepadanya.

(Capt.R.P.Suyono,2007) Keagenan umum (general agent) adalah perusahaan pelayaran yang di tunjuk oleh perusahaan pelayaran lain di Indonesia atau luar negeri yang (selaku principal) untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapal principal tersebut. Jadi perusahaan pelayaran dapat menunjuk agen dalam hal dibutuhkan untuk melayani kapal perusahaan lain. Engkos K dan Hananto S, (2007). 

Agen umum adalah perusahaan angkutan laut nasioanal atau perusahaan nasional yang khusus didirikan untuk melakukan usaha keagenan kapal, yang ditunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing untuk mengurusi kepentingan kapalnya selama di Indonesia (Undang-undang pelayaran no. 17, tahun 2008). 1. Fungsi Keagenan Kapal Untuk melaksanakan tugas – tugasnya, keagenan mempunyai fungsi sebagai berikut : 

a. Memonitor pelaksanaan penanganan atau pelayanan keagenan yang bersifat kegiatan fisik muatan maupun kegiatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal. 

b. Mengadministrasikan kegiatan keagenan. 

c. Memberikan data dan evaluasi terhadap perkembangan kegiatan keagenan. 

d. Mengupayakan kegiatan keagenan sehingga dapat memberikan stimulant terhadap kegiatan pokok perusahaan.

e. Menyusun program operasional keagenan berdasarkan kebijakan perusahaan, baik liner services ataupun tramper services. Engkos K dan Hananto S, (2007) 

2. Kewajiban Perusahaan keagenan Kapal Perusahaan keagenan kapal yang telah mendapatkan izin uaha sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 ayat (5) wajib: 

a. Melaksanakan ketentuan yang telah ditetapkan dalam izin usahanya. 

b. Melakukan kegiatan operasional secara terus menerus paling lama tiga bulan setelah izin usaha diterbitkan 

c. Mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pelayaran dan ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya 

d. Melaporkan laoran bulanan secara tertulis kepada pemberi izin 

e. Melaporkan secara tertulis apabila terjadi peubahan penanggung jawab dan/ atu domisili perusahaan kepada pemberi izin dan, 

f. Melaporkan secara tertulis setiap pembukaan kator cabang. (Peraturan Menteri Perhubungan 2016) 

3. Macam-macam Keagenan Berdasarkan kewenangan yang melekat pada agen, maka agen dapat diklasifikasikan dalam beberapa golongan : 

a. Keagenan umum (general agent) Agen umum adalah perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal milik perusahaan asing tersebut selama berlayar dan singggah di pelabuhan Indonesia. 

b. Sub agent Sub agent adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh agen umum untuk melayani kebutuhan tertentu kapal di pelabuhan tertentu.Sub agen ini sebenarnya berfungi sebagai wakil atau agen dari general agen.

c.Cabang agen Cabang agen adalah cabang dari general agent di pelabuhan tertentu. (Capt.R.P.Suyono, 2017), 

https://repository.stimart-amni.ac.id/1181/2/4.%20BAB%20II.pdf

Kepala Cabang 

a. Pengertian Kepala Cabang Kepala Cabang adalah seorang yang memiliki tanggungjawab yang besar untuk seluruh bagian pada suatu perusahaan yang dipimpinnya dan harus mempunyai wawasan yang luas. Kepala cabang memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa sektor yang dipegangnya.Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang sedangkan pada perusahaan yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang kepala cabang yang bertanggung jawab pada area tugas yang berbeda – beda. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa seorang kepala cabang memerlukaninformasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan – perusahaan menjangkau konsep untuk mendukung kepala cabang. 

b. Tugas Kepala Cabang. Peranan seorang kepala cabang sangat penting dalam sebuah organisasi, karena keberadaannya menjadi motivator bagi karyawan – karyawannya. Salah satu tugas atau peran yaitu, harus bisa mengatasi konflik yang ada dalam suatu perusahaan yang dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang dirugikan. Seorang kepala cabang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan – kegiatannya guna mencapai sasaran suatu perusahaan. Posisinya menjadi sangat krusial bila kepala bagian mempunyai peranan dalam meningkatkan serta menjaga keseimbangan dalam suatu perusahaan. Seorang kepala cabang dalam melakukan tugasnya menjamin ketersediaan, keakuratan, ketepatan, dan keamanan informasi serta pengaturan perusahaan yang baik serta dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, sekaligus meningkatkan eksistensi organisasi ditengah – tengah lingkungannya. Keberhasilan menjalankan tugas ini mensyaratkan seorang kepala cabang mempunyai kemampuan multi disiplin, seperti dalam bidang : teknologi, bisnis, manajemen, serta kepemimpinan. Seorang kepala cabang harus mampu untuk mengatasi masalah dan mampu memimpin suatu perusahaan dengan baik. 

c. Peran seorang kepala cabang dalam sebuah perusahaan.  Di dalam suatu perusahaan tidak memiliki kepala cabang maka bisa dipastikan bahwa perusahaan tersebut akan bangkrut karena proses manajemen dalam perusahaan tersebut tidak berjalan, walaupun sumber daya alat dan infrakstrukturnya lengkap namun apabila tidak ada yang mengatur maka hal itu tidak aka nada artinya oleh karena itu peran kepala cabang sangatlah vital untuk kemajuan sebuah perusahaan yang memiliki bebrapa cabang di area – area tertentu. 

d. Seorang kepala cabang harus memahami identitas dan khususnya karakter dari bawahannya Misalnya kemampuan komunikasinya, keagresifan dalam bertanya, kadar emosi bawahannya,dan pengetahuan tentang suatu masalah, hal ini menjadi penting karena untuk memperkecil distorsi informasi ketika seorang kepala cabang akan mendengarkan dan merespon usulan atau apresiasi yang disampaikan oleh bawahannya di area tersebut. 

e. Seorang kepala cabang harus memahami apa yang disampaikan bawahan. Termasuk dalam hal isi dan tujuan penyampaian aspirasi, dengan semakin paham maka komunikasi akan semakin lancar sehingga tidak akanada multitafsir yang akan menggaburkan komunikasi tersebut.

f. Selalu fokus dan penuh perhatian kepada karyawan. Karyawan yang menyampaikan pesan atauaspirasi, dan usahakan jangan memberikan kesan melecehkan bawahannya, hal ini penting untuk 

memberikan empati tinggi sehingga karyawan atau bawahan akan merasa diperhatikan dan dihargai eksistensi dan usulannya.

g. Memastikan operasional perusahaan Semua hal yang ada diperusahaan harus berjalan dengan baik dibidang operasional departemen, finance dan kegiatan seharian. 

h. Memelihara hubungan baik dengan pihak terkait Baik itu costumer atau principal, dengan Port Authority, dengan pihak ketiga thirdparty memastikan bahwa kegiatan oprasional berjalan dengan lancar

2. Kepala Bagian Keuangan Dan Admin Keuangan Kepala bagian keuangan dan admin keuangan dipilih dari para profesional yang memiliki pengetahuan keuangan yang memadai. 

a. Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target finansial perusahaan. 

b. memastikan keakuratan dan kelengkapan file yang dibutuhkan dan dokumentasi pendukung berfungsi sebagai bukti transaksi. 

c. Bertanggung jawab untuk semua hal yang berkaitan dengan operasi dan administrasi . 

d. Mengatur administrasi biaya pengurusan dokumen (Clearance) 

e. Mengatur kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh kantor f. Menyusun laporan akhir pekerjaan kapal

3. Kepala Operasional Peranan kepala operasional dalam suatu perusahaan memiliki tugas yang sangat penting, hal ini mengingat bahwa suatu perusahaan dapat berkembang dan berjalan dengan baik tergantung dari sistem manajemen didalamnya.

Adapun tugas – tugas yang dikerjakan oleh kepala operasional diantaranya sebagai berikut: 

a. Memimpin, mengawasi dan bertanggungjawab atas terlaksananya kelancaran kerja 

b. Dibagian operasional serta memberikan laporan rutin berkala atas pekerjaannya. 

c. Memberikan pengarahan dan pembinaan karyawan dan dibawahnya. 

d. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan operasional e. Membuat permohonan kedatangan kapal dan keberangkatan kapal (Clearance In/Out) f. Mengurus Dokumen – dokumen kapal. 

g. Melaporkan kegiatan ke Kepala Cabang 4. Staff Operasional Staf operasional memilki tugas dan tanggungjawab yaitu : 

a. Membantu dan melaksanakan tugas yang diberikan oleh kepala Operasional dan bertangungjawab untuk kelancaran kegiatan pelayanan keagenan perusahaan. 

b. Bertugas membuat permohonan sebelum kapal datang dan kapal keluar, selanjutnya diajukan ke instansi – instansi pelabuhan yang terkait diantaranya Kanpel, Bea dan Cukai, Syahbandar, Karantina dan Imigrasi. 

c. Setelah kapal datang mengambil dokumen dikapal dan mengurus ke Instansi – instansi pelabuhan terkait. d. Membuat laporan harian kapal selama kapal berada dipelabuhan tersebut. 

e. Mengurus document untuk permohonan kapal keluar. 

f. Setelah kegiatan selesai, menyerahkan kembali dokumen ke kapal.